สิ่งที่ได้เรียนรู้
1.การเขียนเชิงกิจธุระ
การเขียนแบบฟอร์ม คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยเว้นช่องว่างไว้สำหรับให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความเพื่อให้สะดวกแก่ผู้รวบรวมนำข้อความนั้นมาใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆต่อไป แบ่งออกเป็น 4 แบบ
1.แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงาน ทั้งภาครัฐและเอกชน เป็นแบบฟอร์มที่หน่วยงานกำหนดเพื่อใช้สะดวก ไม่เสียเวลาในการเขียนและทำให้หน่วยงานได้ข้อมูลครบถ้วนที่จำเป็นตามต้องการ และยังเก็บไว้ได้เป็นระเบียบเรียบร้อย เช่น แบบฟอร์มสมัครงาน
2.แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอให้กรอก แบบนี้ใช้เพื่อต้องการทราบข้อมูลที่เป็นทั้งข้อเท็จจริงและทรรศนะของประชาชนกลุ่มต่างๆ ตัวอย่าง แบบสอบถามส่งไปทางไปรษณีย์หรือให้บุคคลนำไปถึงกลุ่มประชากรที่ต้องการจะสอบถาม
3.แบบฟอร์มที่ใช้ภายในองค์กร องค์กรสมัยนี้มีระบบการรวบรวมเรื่องราวทุกชนิดที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรภายในหน่วยงานของตนเองด้วยวิธีให้กรอบแบบฟอร์มแทนที่จะต้องเขียนชี้แจงทั้งเรื่อง ซึ่งมักจะให้รายละเอียดไม่ตรงตามที่ต้องการ เช่น แบบฟอร์มขออนุญาตใช้วัสดุอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก
4.แบบฟอร์มสัญญา สัญญาในที่นี้หมายถึงเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย เช่น สัญญาจะซื้อจะขายสินค้า สัญญาเช่าบ้าน
จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่บุคคลติดต่อกับบุคคล ด้วยเรื่องทั่วๆ ไป เช่น การติดต่อสอบถาม
จดหมายเปิดผนึก เป็นจดหมายประเภทกิจธุะเขียนเผยแพร่ต่อสาธารณะชน สื่อมวลชน ซึ่งส่วนมากได้แก่ หนังสือพิมพ์หรือวิทยุกระจายเสียง เผยแพร่ผ่านอินเตอร์เน็ต เพื่อลงหรือประกาศข้อความในจดหมายให้ประชาชนทั่วไปทราบ
จดหมายราชการ หรือ หนังสือราชการ เป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่สนราชการหนึ่ง หรือติดต่อสื่อสารกันในระหว่าง กระทรวง ทบวง กรม กอง เดียวกัน รวมทั้งติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานเอกชนต่างๆ ด้วยจดหมาย ภาษาที่ใช้ในการสื่อสารเป็นภาษาระดับทางการ
จดหมายเปิดผนึก เป็นจดหมายประเภทกิจธุะเขียนเผยแพร่ต่อสาธารณะชน สื่อมวลชน ซึ่งส่วนมากได้แก่ หนังสือพิมพ์หรือวิทยุกระจายเสียง เผยแพร่ผ่านอินเตอร์เน็ต เพื่อลงหรือประกาศข้อความในจดหมายให้ประชาชนทั่วไปทราบ
จดหมายราชการ หรือ หนังสือราชการ เป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่สนราชการหนึ่ง หรือติดต่อสื่อสารกันในระหว่าง กระทรวง ทบวง กรม กอง เดียวกัน รวมทั้งติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานเอกชนต่างๆ ด้วยจดหมาย ภาษาที่ใช้ในการสื่อสารเป็นภาษาระดับทางการ
ประกาศทางราชการ มักจะเป็นข้อความที่ค่อนข้างยาว ละเอียด และเกี่ยวเนื่องกับตัวยทบกฎหมาย โดยมีจุดประสงค์จะประกาศแจ้งให้บุคคลทั่วไปได้ทราบ และหวังผลในการปฏิบัติ ภาษาค่อนข้างเป็นทางการ รัดกุม มีลักษณะคล้ายหนังสือราชการทั่วๆไป
การเขียนจดหมายธุระกิจมี 4 ประเภท
1.จดหมายส่วนตัว : จดหมายถึงเพื่อน ญาติพี่น้อง
2.จดหมายกิจธุระ : จดหมายลาป่วย ลากิจ
3.จดหมายธุระกิจ : จดหมายติดต่อเพื่อประโยขน์ทางธุระกิจ
4.หนังสือราชการ : เอกสารที่ใช้ในการติดต่อกับราชการ
การเขียนจดหมายธุรกิจ ประเภทของจดหมายธุรกิจ
1.จดหมายขอเปิดเครดิต หรือขอเปิดบัญชีเงินเชื่อ
2.จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ
3.จดหมายสอบถามและตอบสอบถาม
4.จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ
5.จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ
6.จดหมายเตือนหนี้และทวงหนี้
7.จดหมายไมตรีจิต
รูปแบบของจดหมายธุระกิจ
1.จดหมายธุรกิจแบบราชการ ใช้รูปแบบเหมือนหนังสือราชการภายนอกแต่ดัดแปลงราย ละเอียดเล็กให้เหมาะสมแก่การปฏิบัติ
2.จดหมายธุรกิจแบบไทย ใช้รูปแบบที่ดัดแปลงหรือผสมผสาน จากหนังสือราชการภายนอกและจดหมายธุรกิจแบบสากล
3.จดหมายธุรกิจแบบสากล ใช้รูปแบบของการเขียนจดหมายธุรกิจ ของต่างประเทศที่นิยมใช้กันเป็นสากล ได้แก่
- แบบบล็อบ (Full Block Style)
- แบบเซมิบล็อก (Semi Block Style)
2.การเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบบราชการ ใช้รูปแบบเหมือนหนัวสือราชการภายนอกแต่ดัดแปลงรายละเอียดเล็กน้อยให้เหมาะสมแก่การปฏิบัติการเขียนหัวข้อต่างๆ ในจดหมายธุรกิจ
- หัวจดหมาย : ชื่อและที่อยู่ของบริษัท ห้างร้าน มักนิยมพิมพ์เป็นหัวข้อกระดาษจดหมายสำเร็จรูป
- วัน เดือน ปี : มักระบุเพียงเลขวันที่ ชื่อเดือน ปีพ.ศ.
- เรื่อง : เขียนสั้นๆ กระทัดรัดได้ใจความ
- คำขึ้นต้น : มักใช้คำว่า "เรียน"
- ข้อความ : มักเขียน 2-3 ย่อหน้า ย่อหน้าแรกจะกล่าวเหตุที่มีจดหมาย ย่อหน้าต่อมาจะแจ้งความประสงค์
- คำลงท้าย : มักใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ"
- ลายเซ็นต์หรือลายมือชื่อของผู้ลงนามในจดหมาย
- ชื่อเต็มของผู้ลงนามในจดหมายโดยระบุอยู่ในวงเล็บ
ความรู้ใหม่
- ขอแสดงความเคารพ ใช้กับคนที่เราสนิท
- ขอแสดงความนับถือ ใช้กับบุคคลทั่วไป - ขอแสดงความเคารพอย่างสูง ใช้กับคนที่เราสนิทที่อาวุโสกว่าเรา - องค์การ ใหญ่กว่า องค์กร - ไอโฟน ๕ สามารถเขียนเลขไทยได้ แต่ 3G ไม่สามารถเขียนเลขไทยได้ ต้องเป็นเลขอารบิกเท่านั้น เพราะเป็นศัพท์เฉพา
- การลงชื่อท้ายจดหมาย หากมีตำแหน่งสองตำแหน่งควรที่จะใส่ตำแหน่งเดียว
- สำนักงานนายกรัฐมนตรี เป็นตัวกำหนดสารบัญ
- ขอแสดงความนับถือ ใช้กับบุคคลทั่วไป - ขอแสดงความเคารพอย่างสูง ใช้กับคนที่เราสนิทที่อาวุโสกว่าเรา - องค์การ ใหญ่กว่า องค์กร - ไอโฟน ๕ สามารถเขียนเลขไทยได้ แต่ 3G ไม่สามารถเขียนเลขไทยได้ ต้องเป็นเลขอารบิกเท่านั้น เพราะเป็นศัพท์เฉพา
- การลงชื่อท้ายจดหมาย หากมีตำแหน่งสองตำแหน่งควรที่จะใส่ตำแหน่งเดียว
- สำนักงานนายกรัฐมนตรี เป็นตัวกำหนดสารบัญ
ข้อเสนอแนะ
อาจารย์ให้ความรู้ครบถ้วนดีมาก ไม่งง และเข้าใจง่ายค่ะ
